Business Talk: E-Mail Archivierung leicht gemacht

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Wusstet ihr, dass E-Mail Archivierung seit einigen Jahren Pflicht ist? Genauer gesagt bereits seit 2017.

Mittlerweile muss wirklich jede Form geschäftlicher Korrespondenz archiviert werden. Dazu gehören E-Mails, Rechnungen, Aufträge, Zahlungsbeläge und Verträge. Also im Grunde alles, was in irgendeiner Form mit dem Geschäft zu tun hat.

Auch mein Steuerberater hat mir schon vor ein paar Jahren geraten alle E-Mails zu archivieren. Denn wie oft kommt es vor, dass das Finanzamt etwas wissen will? Natürlich nicht täglich. Aber wenn man dann gefragt wird, hat man blitzschnell die passende E-Mail parat.

Ich weiß nicht wie es euch geht, aber ich erledige mit Sicherheit 99% meiner gesamten Kommunikation per E-Mail. Ich telefoniere höchst ungern, weil man am Ende doch noch eine E-Mail hinterherschickt. Warum also nicht gleich die Mail?

Auch nach persönlich stattfindenden Treffen schicke ich meistens eine E-Mail als eine kurze Zusammenfassung hinterher. Von Angeboten und Rechnungen ganz zu schweigen.

Um sich keine Sorgen mehr um die E-Mail Archivierung machen zu müssen, kann man auf die Produkte verschiedener Anbieter zurückgreifen. Einer davon ist ESTUGO. Schon ab 12,99 EUR monatlich hat man das Thema vom Tisch. Einmal eingerichtet muss man sich keine Sorgen mehr machen.

Ich finde solche Angebote extrem praktisch. Überhaupt steht 2021 ganz im Zeichen von Automatisierung, Prozessoptimierung und Einfachheit. Ich will mich immer weniger um lästige Themen kümmern müssen. Stattdessen suche ich hier stets nach Lösungen, die mein Leben als Gründerin mit einem kleinen Kind einfacher machen.

Wie das mit der E-Mail Archivierung funktioniert, könnt ihr hier nachlesen.

Aber wie bei so ziemlich jedem Thema, das irgendwie „digital“ ist, gibt es auch zahlreiche Irrtümer. Einige davon sind hier zusammengefasst.

Aber warum sollte man nun seine E-Mails professionell archivieren lassen?

  • Nun, zum Einen ist es gesetzlich erforderlich (GoBD Kapitel 3.1-3.2.5).
  • Zum anderen hat man bei ESTUGO auch immer einen persönlichen Ansprechpartner, der auch über Festnetz erreichbar ist (also nicht nur ein Support, der sich irgendwann einmal meldet, sondern ein Mensch am anderen Ende der Leitung. Heutzutage ja auch nicht selbstverständlich.)
  • Der Anbieter ESTUGO wurde mehrfach ausgezeichnet – für die Service Hotline (siehe oben), als Shop Hoster des Jahres 2020 uvm.
  • Die Beratung erfolgt im ersten Schritt kostenlos und unverbindlich.
  • Außerdem kann die Archivierungslösung super einfach in Betrieb genommen werden.

Wer einen Online-Shop betreibt (was bei mir in Kürze der Fall sein wird), der ist hier richtig. Unter dem Link erfahren Online-Händler wie sie mit der E-Mail Archivierung verfahren müssen und was sie beachten sollten.

Alle Infos zur E-Mail Archivierung gibt es hier.

Hätte mich mein Steuerberater damals nicht explizit darauf hingewiesen, wäre ich wohl noch heute im Tal der Ahnungslosen unterwegs. Aber man lernt ja nie aus. Und gerade im Digital-Bereich gibt es vieles, was man beachten sollte.

Habt ihr euch bereits mit dem Thema auseinandergesetzt?

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